Då och då får vi frågor kring detta med ledningssystem. Vad är det egentligen och ”måste man ha det”? I synnerhet mindre företag har funderingar kring detta.
Ett ledningssystem är en beskrivning av hur en organisation organiserar och styr sin verksamhet så att rätt sak görs på rätt sätt och vid rätt tillfälle. I ledningssystemet ska organisationens policy, mål, processer, flöden och rutiner samt ansvar och befogenheter finnas med. Alltså: vem gör vad, när, hur och av vilken anledning?
Ledningssystemet ska fungera som ledningens stöd och verktyg för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra organisationens arbete samt säkra att verksamheten drivs på ett lagenligt sätt. Ledningssystemet ska vidare fungera som ett stöd för såväl ledning som anställda i det dagliga arbetet.
Syftet är att bidra till att verksamheten bedrivs på ett lagenligt sätt och når uppsatta mål. Målet med själva ledningssystemet är att det ska underlätta ett systematiskt, långsiktigt, hållbart och målmedvetet arbetssätt. Det handlar om att ha ordning och reda och principer att hålla sig i, så att alla i organisationen vet vart man ska och hur man ska ta sig dit.
Det finns flera olika områden som behöver ett ledningssystem, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete, kvalitets- och utvecklingsarbete, kompetensförsörjning, hållbarhet och data-/informationssäkerhet. När det gäller dessa områden så finns en mängd lagkrav som i sin tur ställer krav på att det finns ledningssystem. Det är inte så stora skillnader mellan hur man systematiserar olika områden så att samordna dem i ett ledningssystem, ett integrerat verksamhetssystem, är av godo. Det gör det enklare att styra och följa upp verksamheten på ett effektivt sätt och det minskar risken för dubbelarbete och motstridiga mål.
Exempel på olika delar i ett ledningssystem:
I järnvägsbranschen talar vi om SMS, Safety Management System, som på svenska heter säkerhetsstyrningssystem. Det utgör grunden i att få trafiktillstånd från Transportstyrelsen och är grundläggande i varje järnvägsföretag. Det har vi skrivit ett särskilt blogginlägg om, se här: https://www.solbergastation.se/sakerhetsstyrningssystem/
I ledningssystemet för verksamheten ska kvalitetsledning finnas med som tydliggör utvecklingsarbetet i verksamheten. Ett kvalitetsledningssystem har som syfte är att säkerställa och öka verksamhetens nytta för kunder och andra intressenter. Ett systematiskt kvalitetsarbete ska synliggöra förbättringsarbetet i verksamheten; vem eller vilka som gör vad, när, hur och i vilket syfte. Där ska framgå roller, befogenheter och rutiner kring ledning, styrning och utveckling kopplat till områden såsom inköp, kompetensförsörjning, arbetsmiljö, hållbarhet och data- och informationssäkerhet. Tydliga regler, ansvar, rutiner och strukturer för planering, dokumentering, utvärdering och utveckling fortlöpande. Fyra frågor är viktiga att ställa sig i kvalitetsarbetet: 1) Vart är vi? 2) Vart ska vi? 3) Hur tar vi oss dit? 4) Hur blev det när vi kom dit vi tänkt?
Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1) är ett ledningssystem, vilket framgår av föreskriftens inledande paragrafer. Syftet med SAM är att säkra arbetsmiljöarbetet. I det ingår att integrera de lagar och föreskrifter som verksamheten i övrigt omfattas av på arbetsmiljöområdet.
Syftet med ett miljöledningssystem är att minska verksamhetens miljöpåverkan. Miljöbalken 1998:808 utgör grunden för kravbilden.
Att som företag förhålla sig till Agenda 2030 och hållbarhetsarbete är något som också kräver systematik, så att de ekologiskt, ekonomiskt och sociala aspekterna vävs in i alla övriga områden och företaget ärligt kan visa både på sin positiva och sin negativa inverkan på dessa områden och hur man arbetar med detta.
Ledningssystem kring inköp handlar om att säkra att alla medarbetare i organisationen agerar på ett sätt som gör att långsiktiga mål uppnås genom kostnadseffektivitet och en god ekonomi. Ekonomihantering kan man då också formulera i sitt ledningssystem hur den ska se ut.
Ett ledningssystem för data- och informationssäkerhet säkrar att man lever upp de krav som ställs i Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation, EU 2016/679) samt att man skyddar sin egen materiella och immateriella egendom från intrång. Detta sitter till viss del ihop med hur man skapar sina IT-lösningar.
Det hör till viss del samman med den kommunikationsstrategi företaget väljer att ha, internt och externt, för hur kommunikation och PR ska hanteras. Den sitter ihop med såväl värdegrunden som varumärkesarbetet.
Systematik kring kompetensförsörjning handlar om företagets möjligheter att klara arbetet idag men också om att förbereda sig för kommande arbetsuppgifter och arbetssituationer. Här brukar man prata om ARUBA – attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla personal, alltså hela området som berör medarbetarna i organisationen.
Så finns en del andra lagkrav som företaget ska leva upp till, exempelvis elsäkerhet, brandskydd, trafikpolicy och policy och plan för aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter.
Slutligen är det av godo att i sitt ledningssystem formulera hur facklig samverkan ska gå till, vare sig man har anslutit sig till ett kollektivavtal eller inte.
Så finns det många olika sätt att ta fram sitt ledningssystem på. Om du vill ha bollplank kring detta så är du alltid välkommen att höra av dig.
Bild från Pixabay/Peggy_Marco
