Hur prioriterar du?

Har du hört talas om Eisenhower-principen? Dwight D Eisenhower (1890–1969) som var USA:s president 1953–1961 och överbefälhavare för allierade i Europa under andra världskriget, lär ha sagt:

“What is important is seldom urgent
and what is urgent is seldom important.”

Därav namnet Eisenhower-principen, som handlar om hur man prioriterar saker och ting. Vi har alla 24 timmar på dygnet att röra oss med, frågan är vad vi använder tiden till? Som människa och på jobbet, så att det som faktiskt betyder något för dig får plats och blir gjort.

Det finns många olika sätt att beskriva den här principen. Vi förmedlar idag den som vår konsult Margareta Carlsson använder, där hon har gjort ett tillägg. När hon arbetar med chefsstöd och stöd i självledarskap så är dialog inom ramen för den här modellen vanligt, så vi tror att många av er följare kan ha nytta av att reflektera kring den.

Se bilden. I mitten finns rutan Delegera, börja där.

Delegera

Här ställer du dig två frågor. Den första är: Ska detta göras över huvud taget?

Det finns mycket vi gör av gammal vana, både privat och på arbetet, saker som en gång i tiden fyllde en viss funktion eller ett visst behov men som kanske inte är längre är aktuellt. Att ständigt fundera över funktion/behov är viktigt för goda prioriteringar. Om svaret på frågan är nej så släpp/sluta göra det. Om svaret är ja så kommer en följdfråga: Ska jag/vi göra det? Om nej, skicka uppgiften till dit den hör hemma. Om ja, prioritera det enligt ruta 1–4.

 

  1. Viktigt och brådskande.

Den här rutan kallar vi ”det brinner”. Det är akuta ärenden som man enkelt vet är just akuta: sjukdom, olycka, säkerhetsrisk och att det just brinner och alla måste ut. Handen på hjärtat: hur mycket är det egentligen som faktiskt är akut?

När du klarat av dina akuta ärenden så går du till ruta 2 och inte, som vi vanligtvis gör, från ruta 1 till 3 och så gör vi ruta 2 någon gång när vi ”får tid”… Det är här den riktigt stora utmaningen ligger när det gäller prioriteringar.

 

  1. Viktigt men inte brådskande.

Den rutan kallar vi ”strategi”. Här finns exempelvis planering, för-/efterarbete kring möten (ledningsmöten, medarbetarsamtal…), svara kunder, visioner och mål, värdegrundsarbete, varumärkesarbete, rutiner, upprätthålla relationer av olika slag…

Här finns också det Margareta brukar kalla TEMPO (telefon, mejl, post) när du tar bort alla aviseringar och notifikationer och i stället hanterar detta när du själv gör tid och plats för det.

Först efter att du hanterat ruta 2 går du vidare till ruta 3.

 

  1. Inte viktigt men brådskande.

Den rutan kallar vi ”någon annan”. Någon står i dörren och vill prata för nu hade de själva en lucka i kalendern eller tog fikapaus. Någon har en leverans till någon annan men du var den som fanns på plats. Dina notiser och aviseringar pockar på för någon annan har skickat mejl, messat, ringt… Bara för att någon annan just nu hade tid att ringa dig så betyder inte det att du prioriterar din tid med att svara just precis nu.

Det gäller att du tar kommando över den här rutan och därmed över din egen tid och energi.

Överväg: anser du själv att det som någon annan nu vill eller har behov av är det du ska prioritera?

Om ja, så hamnar du nu i ruta 1. Om nej, förmedla det då på ett vänligt sätt och gör upp om annan tid att ses, ex. ”just nu behöver jag prioritera att göra en uppgift här, kan vi talas vid kl. 14 i stället?” Sätt en lapp på dörren ”knacka om akut, annars kom tillbaka om en timme, jag behöver koncentrera mig en stund”, exempelvis.

Boka egen tid i din kalender, för du behöver tänka igenom vissa saker om du ska fatta kloka beslut. Ta bort notiser och aviseringar i telefon och dator. Stäng av din telefon och lyssna av den när du har planerat TEMPO-tid, det är så du får loss flödestid till sådant som kräver eftertanke i ruta 2. (Läs om resurseffektivitet och flödeseffektivitet här. (Länk: https://www.solbergastation.se/effektivitet/)

I ruta 3 finns tid och energi att spara, för att få plats med 2 ovan.

 

  1. Inte viktigt och inte brådskande.

Vad är nu detta? Ska man göra sådant alls? Ja, sådant som finns här är sådant som kommer att avancera till ruta 2 och till sist till ruta 1 om vi inte får det gjort.

Vi kallar rutan för ”sen någon gång”. Det kan t.ex. vara att läsa branschtidningar, fika med kollegor, återhämta dig eller ha lite kul.

Just idag kan jag hoppa över fikat med kollegorna för att jag vill få en uppgift färdig men om jag gör det dag efter dag efter dag så tappar jag både relationerna, den informella kommunikationen och kulturen och då blir det strategiskt viktigt (2) att fika och till slut faktiskt akut (1).

Branschtidningen lägger du till någon dag då du känner dig inspirerad att läsa men så ringer en kollega och berättar att din chef är intervjuad i tidningen och säger något som kollegan tror kan påverkar er – nu vill du kanske genast (1) leta rätt på tidningen och se vad det står.

När det gäller återhämtning så tänker du kanske att du sluter ögonen helt kort och sen kör du på, och det funkar i det korta perspektivet men i det långa så behöver du också en längre paus för att hålla (2).

 

Så behöver vår hjärna faktiskt få vara kreativ, leka och ha lite kul för att fungera optimalt. (Läs t.ex. om effektiva arbetsdagar och The Healthy Mind Platter här. (Länk: https://www.solbergastation.se/effektiva-arbetsdagar/) Så på kort sikt kan du sitta med enformiga och/eller kognitivt ansträngande uppgifter men på lång sikt behöver du släppa dessa och ha roligt också. Det finns ingen motsättning mellan att vara seriös och att ha roligt, snarare tvärtom: de gynnar varandra.

Nu har vi beskrivit prioriteringsprinciperna för dig. Bollen är din nu: Hur hanterar du dina prioriteringar och därmed din tid och din energi och i förlängningen ditt liv?

Om du vill ha stöd i din process så känn dig alltid varmt välkommen att kontakta oss!

 

 

 

 

 

Bild: Solberga station AB

Aktiv-passiv-reaktiv-proaktiv

Var lägger du ditt fokus och din energi?

 

Nu drar höstsäsongen i gång. Hur ska den utspela sig? Idag förmedlar vi en modell från Margareta Carlsson, som hon skapat och brukar rita då och då när hon arbetar med chefsutveckling. Bilden handlar om huruvida du agerar reaktivt eller proaktivt visavi omvärlden och huruvida du intar en passiv eller aktiv hållning. Din energi och ditt fokus påverkar ditt agerande och därmed dina resultat.

Längst ut på skalan åt det passiva hållet så gör man inte mycket. Synonymer till passiv är exempelvis oföretagsam, sysslolös, initiativlös, viljelös, likgiltig, trög, slö och lat. Längst ut på skalan åt det aktiva hållet så gör man massor. Synonymer till aktiv är exempelvis företagsam, sysselsatt, driftig, effektiv, flitig, rörlig, pigg och vital.

Längst ut på skalan åt det proaktiva hållet tar man kommando över sig själv, sitt liv och sina omständigheter och skapar det man vill uppnå och ha. Längst ut på skalan åt det reaktiva hållet reagerar man på omvärlden och det som händer en, tar det man får och är ett ”offer för omständigheterna”.

Man kan vara reaktiv och passiv och då blir inte mycket gjort alls, och när man väl gör något så blir man något av en skugga (och risk för depression finns). Man kan vara reaktiv och aktiv och då gör man ”tusen saker” och håller sig sysselsatt, men huruvida det är rätt saker man gör eller vad resultatet blir är oklart (och risk för utmattning finns). Man kan vara proaktiv och passiv och det innebär att man inte ”springer på bollar” som inte leder dit man tänkt ta sig. Man kan vara proaktiv och aktiv och då agerar man på sådant som leder mot satta mål.

Vi tar ett exempel: Du vill ut och resa. Agerar du reaktivt så kommer du att vänta på att någon annan tar initiativ till en resa och ”haka på” och så kommer du dit den som arrangerar resan vill, på gott och ont. Om du agerar proaktivt så funderar du på vart du vill resa och tar mått och steg för att ta dig dit. Säg att du vill åka till Danmark. Först och främst har du själv bestämt varför du vill åka dit och är motiverad. Sedan undersöker du på vilka sätt du skulle kunna ta dig till Danmark och väljer det som du tycker passar dig bäst, vi väljer tåget. Du räknar ut när du behöver gå hemifrån för att vara i tid till tåget. Hemma packar det du behöver ha med dig utifrån syftet med resan hur du tänker dig att resan och vistelsen i Danmark ska bli. Du går hemifrån i anpassad tid och ställer dig på perrongen. När det kommer tåg som inte går till Danmark så är du passiv och låter dessa passera. När tåget till Danmark kommer så är du aktiv och kliver på. Du sitter passivt kvar på tåget när det stannar vid olika stationer på vägen och är aktiv när du är framme i Köpenhamn och kliver då av tåget. Du är framme. (Nu börjar nästa steg i resan – vad var syftet med Köpenhamn?)

Så gott som alla är vi proaktiva i vissa lägen och reaktiva i andra. Om man vill, ska eller bör leda sig själv eller andra så behöver vi dock träna på proaktivitet. För att kunna vara proaktiv behöver man ha satt upp visioner och mål för hur man vill vara, vad man vill göra och/eller åstadkomma. Hur vill jag känna mig? Hur vill jag bli uppfattad? Vad vill jag åstadkomma? Vad vill jag jobba med? Hur vill jag leva? Och på arbetet: vilket är mitt uppdrag?

På arbetsplatsen är principen den samma som med resan ovan. Vart ska vi? Vision och mål. Varför ska vi dit? Motivation och engagemang. Hur tar vi oss dit? Strategier och processer. När behöver vi börja respektive vara framme? Tidsramar. Vad behöver vi ha med oss? Förutsättningar och verktyg. Hur vet vi när vi är framme? Tydlighet kring mål. Vad är viktigast och lägger vi mest krut på? Prioriteringar.

När man är reaktiv är det lätt att skylla på andra eller på omständigheterna men kanske är det faktiskt så att man själv inte tagit kommando – för att man inte vet vad man vill, för att man inte vågar, för att det är enklare att låta andra stå till svars… Det kan vara skönt att slippa ta ansvar för sig själv och för det sätt man bidragit till situationen på, men det utvecklar en inte som människa och att skuldbelägga sig själv och/eller andra bygger vare sig självaktning hos en själv eller goda relationer. Åtminstone inte på sikt.

Så dagens reflektionsfrågor är: Var har du själv ditt fokus? Var lägger du själv din energi? Vilka resultat är det du vill uppnå? För dig själv, ditt arbete, dina relationer och ditt liv.

 

Bild: Solberga station AB

Reglerna för certifiering av pannoperatörer skjuts fram

Vi har tidigare i nyhetsbrev och blogginlägg skrivit om de nya reglerna för certifiering av pannoperatörer, vilka har väckt en del funderingar. Nu har Arbetsmiljöverket beslutat att se över reglerna och därför kommer de inte att börja gälla förrän 1 december 2025.

Läs mer här: https://www.av.se/nyheter/2022/reglerna-for-certifiering-av-pannoperatorer-skjuts-fram/

Solberga Station järnvägskonsulter

Foto: Michael Carlsson

Är vi överens om var vi ska?

Om du har lust att resa någonstans, går du då och ställer dig på tågperrongen och tar första bästa tåg som kommer och ser var det kan tänkas ta dig?

Vissa gör så, men de är ganska få. De flesta av oss funderar över
– vart vi vill resa, beroende av vad vi vill uppleva.
– hur vi skulle kunna ta oss dit, gör en handlingsplan.
– hur lång tid resan tar och gör en tidsplan utifrån det.

Sedan agerar vi:
– Vi packar utifrån vart vi ska och vad vi planerar göra där.
– Vi räknar ut vad vi i övrigt kan behöva för redskap om något händer, ex. ordnar reseförsäkring och lämnar information hemma om vart vi kan nås.
– Vi går hemifrån på en tidpunkt som gör att vi hinner med tåget vi har tänkt ta.
– När vi står på perrongen så låter vi alla tåg som kommer som inte tar oss till resmålet passera.
– När vårt tåg kommer så kliver vi på och ser med spänning fram emot den upplevelse vi planerat för.

Det fungerar på ungefär samma sätt i företag:
– Sätt upp visioner som väcker känslor och vilja att uppleva och delta på resan.
– Sätt mål som människor vill uppnå som ger möjlighet att nå olika anhalter. (Läs om SMARTA mål här: https://www.solbergastation.se/smarta-mal/)
– Se till att ni har packat det som krävs för resan – resurser på plats.
– Beröm och bekräfta det som leder åt rätt håll och gränssätt och markera mot övrigt.

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/Peggy_Marco

Certifieringskrav för pannoperatörer

Alla pannor klass A och B (kategori 1–4) ska övervakas av minst en certifierad pannoperatör. Alla som deltar i övervakningen behöver inte vara certifierad men minst en person ska vara det, och ha som huvuduppgift att övervaka anordningen, vilket också gäller under jourtid. Arbetsgivare ska ha rutiner för övervakning och för hur ut- och fortbildning av pannoperatörer för de specifika pannanordningarna säkerställs samt ska kunna styrka att certifierad kompetens finns inom organisationen. Dessa nya regler börjar gälla den 1 december 2022.

Certifikat för pannoperatörer utfärdas av SWEDAK-ackrediterade certifieringsorgan och dessa finner du här: www.swedac.se

När det gäller museiverksamhet, exempelvis veteranföreningar som framför eller arbetar med underhåll av ånglok eller gammal teknik så gäller reglerna även för dessa organisationer. Det pågår idag inte något arbete med att förändra skriften eller göra generella undantag för dessa verksamheter, förmedlar Arbetsmiljöverket.

Läs mer här >>

Solberga Station järnvägskonsulter

Foto: Michael Carlsson

Kommande lagändring på järnvägsområdet

Från och med den 1 juni 2022 sker en förändring med Järnvägslagen, som i stället blir fyra nya lagar: järnvägsmarknadslagen, järnvägstekniklagen, järnvägssäkerhetslagen och lagen om nationella järnvägssystem. Detta är del i ”det fjärde järnvägspaketet” som, mycket försenat på grund av pandemin, nu slutgiltigt kommer på plats.

Det främsta skälet till lagändringarna uppges vara att anpassa svenska lagar bättre till hur EU-direktiven är utformade. Vissa nyheter och innehållsmässiga ändringar kan dock förväntas men i begränsad omfattning. I regeringens proposition 2021/22:83 lyfts följande ändringar särskilt fram som exempel:

  • Kraven för att säkerställa infrastrukturförvaltares oberoende utökas både generellt och i s.k. vertikalt integrerade företag, dvs. organisations– och bolagsstrukturer som innefattar både förvaltning av infrastruktur och utövande av trafik
  • Europeiska unionens järnvägsbyrå (ERA) ges en utökad roll genom att järnvägsbyrån ska pröva och utfärda fordonsgodkännanden och gemensamma säkerhetsintyg
  • Kraven på EG-kontroll utökas genom att det, vid sidan av nuvarande anmälda organs kontroll av överensstämmelse med EU-harmoniserade regler, införs krav på att utsedda organ ska utföra kontroll av överensstämmelse i förhållande till nationella regler
  • Bestämmelser om säkerhetsstyrningssystem och riskkontrollåtgärder utökas
  • De flesta straffbestämmelser ersätts av sanktionsavgifter.

Propositionen om fjärde järnvägspaketet, med bland annat förslagen till de nya lagarnas innehåll finns att läsa >> här

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/VBlock

Tågtekniker framöver

Hur kan en framtida eftergymnasial tågteknikerutbildning se ut för att stärka kompetensförsörjningen till tågdepåerna? Detta beskrivs i rapport från Nordic Infracenters samarbetsprojekt kring tågteknikerutbildning i vilken Solberga station AB varit delaktig. Läs mer >> här

Nordic Infracenter, ett samarbetsorgan inom järnvägsbranschen, har haft fler andra utredningar i gång. Den 18 mars genomförde man därför en s.k. resultatkonferens där man bland annat kunde lyssna till information om AR i järnvägsappar, 3D-printing av reservdelar, digitala LIA-handböcker och samverkan mellan forskning och företag. Läs mer >> här

Resultatkonferensen streamades så om du vill se enskilda inslag (som är ca 10–20 minuter vardera) så finner du dem >> här

Solberga Station järnvägskonsulter

Foto: Kenneth Sörestedt

Ledningssystem – vad och varför?

Då och då får vi frågor kring detta med ledningssystem. Vad är det egentligen och ”måste man ha det”? I synnerhet mindre företag har funderingar kring detta.

Ett ledningssystem är en beskrivning av hur en organisation organiserar och styr sin verksamhet så att rätt sak görs på rätt sätt och vid rätt tillfälle. I ledningssystemet ska organisationens policy, mål, processer, flöden och rutiner samt ansvar och befogenheter finnas med. Alltså: vem gör vad, när, hur och av vilken anledning?

Ledningssystemet ska fungera som ledningens stöd och verktyg för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra organisationens arbete samt säkra att verksamheten drivs på ett lagenligt sätt. Ledningssystemet ska vidare fungera som ett stöd för såväl ledning som anställda i det dagliga arbetet.

Syftet är att bidra till att verksamheten bedrivs på ett lagenligt sätt och når uppsatta mål. Målet med själva ledningssystemet är att det ska underlätta ett systematiskt, långsiktigt, hållbart och målmedvetet arbetssätt. Det handlar om att ha ordning och reda och principer att hålla sig i, så att alla i organisationen vet vart man ska och hur man ska ta sig dit.

Det finns flera olika områden som behöver ett ledningssystem, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete, kvalitets- och utvecklingsarbete, kompetensförsörjning, hållbarhet och data-/informationssäkerhet. När det gäller dessa områden så finns en mängd lagkrav som i sin tur ställer krav på att det finns ledningssystem. Det är inte så stora skillnader mellan hur man systematiserar olika områden så att samordna dem i ett ledningssystem, ett integrerat verksamhetssystem, är av godo. Det gör det enklare att styra och följa upp verksamheten på ett effektivt sätt och det minskar risken för dubbelarbete och motstridiga mål.

Exempel på olika delar i ett ledningssystem:

I järnvägsbranschen talar vi om SMS, Safety Management System, som på svenska heter säkerhetsstyrningssystem. Det utgör grunden i att få trafiktillstånd från Transportstyrelsen och är grundläggande i varje järnvägsföretag. Det har vi skrivit ett särskilt blogginlägg om, se här: https://www.solbergastation.se/sakerhetsstyrningssystem/

I ledningssystemet för verksamheten ska kvalitetsledning finnas med som tydliggör utvecklingsarbetet i verksamheten. Ett kvalitetsledningssystem har som syfte är att säkerställa och öka verksamhetens nytta för kunder och andra intressenter. Ett systematiskt kvalitetsarbete ska synliggöra förbättringsarbetet i verksamheten; vem eller vilka som gör vad, när, hur och i vilket syfte. Där ska framgå roller, befogenheter och rutiner kring ledning, styrning och utveckling kopplat till områden såsom inköp, kompetensförsörjning, arbetsmiljö, hållbarhet och data- och informationssäkerhet. Tydliga regler, ansvar, rutiner och strukturer för planering, dokumentering, utvärdering och utveckling fortlöpande. Fyra frågor är viktiga att ställa sig i kvalitetsarbetet: 1) Vart är vi? 2) Vart ska vi? 3) Hur tar vi oss dit? 4) Hur blev det när vi kom dit vi tänkt?

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM, AFS 2001:1) är ett ledningssystem, vilket framgår av föreskriftens inledande paragrafer. Syftet med SAM är att säkra arbetsmiljöarbetet. I det ingår att integrera de lagar och föreskrifter som verksamheten i övrigt omfattas av på arbetsmiljöområdet.

Syftet med ett miljöledningssystem är att minska verksamhetens miljöpåverkan. Miljöbalken 1998:808 utgör grunden för kravbilden.

Att som företag förhålla sig till Agenda 2030 och hållbarhetsarbete är något som också kräver systematik, så att de ekologiskt, ekonomiskt och sociala aspekterna vävs in i alla övriga områden och företaget ärligt kan visa både på sin positiva och sin negativa inverkan på dessa områden och hur man arbetar med detta.

Ledningssystem kring inköp handlar om att säkra att alla medarbetare i organisationen agerar på ett sätt som gör att långsiktiga mål uppnås genom kostnadseffektivitet och en god ekonomi. Ekonomihantering kan man då också formulera i sitt ledningssystem hur den ska se ut.

Ett ledningssystem för data- och informationssäkerhet säkrar att man lever upp de krav som ställs i Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation, EU 2016/679) samt att man skyddar sin egen materiella och immateriella egendom från intrång. Detta sitter till viss del ihop med hur man skapar sina IT-lösningar.

Det hör till viss del samman med den kommunikationsstrategi företaget väljer att ha, internt och externt, för hur kommunikation och PR ska hanteras. Den sitter ihop med såväl värdegrunden som varumärkesarbetet.

Systematik kring kompetensförsörjning handlar om företagets möjligheter att klara arbetet idag men också om att förbereda sig för kommande arbetsuppgifter och arbetssituationer. Här brukar man prata om ARUBA – attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla personal, alltså hela området som berör medarbetarna i organisationen.

Så finns en del andra lagkrav som företaget ska leva upp till, exempelvis elsäkerhet, brandskydd, trafikpolicy och policy och plan för aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter.

Slutligen är det av godo att i sitt ledningssystem formulera hur facklig samverkan ska gå till, vare sig man har anslutit sig till ett kollektivavtal eller inte.

Så finns det många olika sätt att ta fram sitt ledningssystem på. Om du vill ha bollplank kring detta så är du alltid välkommen att höra av dig.

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/Peggy_Marco

Ansvarar du för järnvägsspår i en kommun eller runt en industri?

När man pratar om ”infrastrukturförvaltning” så tänker man kanske ofta på Trafikverket och stora stambanor runt om i Sverige, men även andra järnvägsspår och mindre stickspår i en kommun eller till och från en industri omfattas av det som kallas infrastrukturförvaltning.

Kanske har du en viss verksamhet med transport av produkter till en industri på ett sidospår som är 100 meter långt? Kanske har du viss verksamhet på kommunalt spår? Kanske finns en kombiterminal i din kommun? Kanske har du några spår i en hamn? Eller bedriver du kanske museiverksamhet?

Oavsett vilket så måste du ha tillstånd för att bedriva verksamhet på järnvägsspår.

Ett tillstånd får man efter en ansökan till och prövning av Transportstyrelsen. Om man inte är så van att läsa lagtexter, i synnerhet inte EU-lagstiftning på järnvägsområdet, så kan det vara knepigt att tolka det man läser och omsätta det i hur det rent praktiskt ska hanteras i vardagen. (Det kan man behöva hjälp med även om man är en stor järnvägsaktör.)

Vi stöttar dig gärna. Både i din process kring ansökan så att du säkrar att du kan, vet och gör det du ska samt i hur du ska hantera din järnvägsvardag framåt.

Solberga Station järnvägskonsulter

Bild från Pixabay/Torfi007

Till toppen