Tips vid digitala möten

Nu har vi levt ett halvår med att människor i högre grad än tidigare arbetar hemma eller arbetar platsoberoende. Många har därför fått träna på digitala möten och spelregler vid digitala möten på ett sätt de inte gjort tidigare. Man kan tycka att det är sent att komma med tips då, men vi upplever att det fortfarande är många som brottas med digitala möten. Kanske för att många tänkte att det skulle vara en temporär grej, detta, ihop med Corona-situationen. Att man nu inser att helt oavsett pandemin så kommer detta med digitalisering och digitala möten att vara en del av den framtida vardagen. En ny, annorlunda vardag.

Jag brukar säga att det är skillnad på att datorisera och att digitalisera. Att jobba hemma på samma sätt som man skulle ha jobbat på kontoret – bara flyttat dator, skärm och pärmar och sedan sätta sig på hemmakontoret på samma tid/rutin som på det ordinarie kontoret – är att datorisera. Att arbeta hemifrån, och/eller att arbeta platsoberoende, och därmed också lägga upp arbetsdagen på ett annat handlar om digitalisering, om att anpassa sig till en ny verklighet. Att exempelvis arbeta i 3–4 block med längre raster emellan för att t.ex. ta en promenad eller mountainbike-tur i skogen i sol och dagsljus, åka på ett ärende resp. sätta sig och rita en stund. Att byta arbetssätt handlar om såväl ledarskap och självledarskap som tillit och kultur på arbetsplatsen, så det är ett annat blogginlägg. Viktigt att fundera över, dock, även apropå digitala möten.

Att bara flytta över mötena från fysiska forum till digitala forum är att datorisera. Hur hanterar man digitala möten på ett digitaliserat sätt? Hur har man olika typer av möten via tekniska hjälpmedel? Det finns mycket att fundera kring. Några ting tar vi upp här.

Några tips vid digitala möten

• Sätt upp ”spelregler” kring era digitala möten. Förhållningssätt. Det behöver man göra på gemensamma fysiska arbetsplatser och det behöver man göra på delade digitala arbetsplatser. Hur ska vi samverka och samarbeta? Vilket ansvar tar var och en, för sig själv och för övriga, och vad förväntar vi oss av varandra? Hur ställer vi upp på varandra, ex. förmedlar behov av, ger och tar emot stöd? Hur mycket socialt snack ska vi ha på möten visavi mötestid?
• Inled möten med ”varvet runt” eller annan typ av incheckning. När vi har fysiskt möten så gör vi så, vi småpratar och gör oss hemmastadda innan mötet börjar. Det behöver man göra även vid digitala möten. När vi känner samhörighet så höjs vårt oxytocin, vi känner oss mer ”vi” vilket gör oss mer mottagliga för samverkan, nya idéer etc. och sänker stressnivån. Småpratet, incheckningen, är alltså viktigt för att vi ska synka oss och utsöndra oxytocin. Det gäller även tillfälliga grupper av olika slag, inte bara i möten med våra ordinarie jobbarkompisar.
• Stäng av mikrofonen när du inte pratar själv. Det tror jag att de allra flesta det senaste halvåret har tränat in nu.
• Använd chatten för den som vill kommentera eller göra inspel, kanske bara för att förmedla ett tips utan att vilja avbryta den som just då talar.
• Boka inte en timmes-möten på ren slentrian. Tar mötet 15 minuter? Boka det. Tar det 45 minuter? Boka det.
• Se till att du har 10–15 minuter mellan dina digitala möten så att du kan gå på toa, fixa fika, göra någon yogaställning/ett par armhävningar/röra på dig på annat sätt.Om du har längre möten: lägg in 10–15 minuter paus under varje timme du har möte för människor att lämna datorn, se punkten ovan. (Slöseri med tid? Nej, för du får effektivare deltagare som också mår bättre.)Det kräver väldigt mycket av oss människor när vi sitter och tittar på varandras ansikte. Det gör vi aldrig i det fysiska livet, vare sig på möten eller i t.ex. klassrum (om vi nu undervisar digitalt). Vi vandrar med blicken, tittar ut genom fönstret, tittar på blocket där vi sitter och kluddar etc. När vi nu sitter framför datorn så sitter människor och tittar in i skärmen mest hela tiden – det orkar vår hjärna inte riktigt med. Ta pauser och lämna platsen.Uppmana gärna deltagarna att inte titta på skärmen hela tiden genom att säga att det är helt ok att rita samtidigt eller sitta snett emot datorn och titta på något annat för att vila blicken då och då.

• Ha kameran på, rent generellt. Att stänga av kameran upplever många som obekvämt, för då vet man inte ens om personen i fråga är kvar där på andra sidan… och om det finns någon annan där som lyssnar… Ibland, i synnerhet om man är många och har lite svårt med anslutningen, så kan det dock vara av godo att stänga kameran och bara delta med ljud – var överens om det då.
• Är det nödvändigt att ha möte framför datorn över huvud taget? Kan du ha ett telefonmöte i stället? Då kan du passa på att ha det med öronslingor och ta en promenad samtidigt. Eller sitta i solen ute eller ligga på soffan och ha möte.
• Fika ihop. Möten handlar inte bara om att avhandla ärenden utan också, som jag skrev om ovan, att synka ihop oss för att bli ”vi” och för att vårt välmående behöver det. Så kanske ska ni ha en stående tid varje morgon eller någon gång under dagen då alla som kan och vill loggar in och fikar ihop. Behöver inte alls vara obligatoriskt – vissa människor har inte alls samma behov av detta som andra – men kanske vill man att alla deltar åtminstone en gång i veckan, för att upprätthålla gruppens gemenskap.
• Gympa ihop. Friskvårdsinsats för de som vill. Man kan t.ex. leta upp en YouTube-video med ett pass på 15–20 minuter som man förmedlar till alla. Så bokar man en tid (förslagsvis morgon, så man kan logga ut och duscha sen, om man vill) och så kan alla som vill delta. (Toppen, tycker vissa. Usch och fy, tycker andra.)
• Avsluta veckan ihop genom en gemensam utcheckning. På vårt företag arbetar vi alla som konsulter och reser runt i Sverige på olika insatser. Vi utgår dessutom hemifrån allesammans. Arbeta platsoberoende och digitaliserat är vårt arbete, helt sonika. Vi har varje vecka en stående teamsbokning och en överenskommelse kring att ”alla som kan ska delta”, inlogg via dator eller telefon, och så avrundar vi veckan ihop. (Den som står hos kund eller är ledig deltar – oftast – inte, men i övrigt är detta något vi prioriterar.)Vi går igenom läget privat/mänskligt/måendet hos var och en, vad som hänt i veckan, vad som förväntas hända nästa vecka, frågor och funderingar, vad vi är stolta och glada över denna vecka och annat som någon vill ta upp. Inte sällan pratar vi om hus och maskiner och naturen och övriga livet också. Sen säger vi hej till ”jobbfamiljen” och gör helg.

Avslutningsvis: dela era erfarenheter av digitala möten och digitala forum med varandra. Prata om vad ni tycker fungerar bra och mindre bra, prova något annat, utveckla. Lär tillsammans.